Чётко ставьте цели
Прежде чем начать работу по организации собственного времени, определите, каких результатов вам бы хотелось достичь: добиться повышения на работе, пробежать первые 10 км, опубликовать статью в научном журнале. Ограничьтесь максимум восемью сферами, на которых вы сосредоточите внимание.
Помните о волшебном принципе Парето
Посвятив 10 минут формулированию целей, вы обнаружите, что за каждой из них прячется длиннющий список дел, на осуществление которого, кажется, уйдёт всё свободное время и силы. Конечно, потрудиться придётся, но всегда держите в уме простое правило: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Расстановка приоритетов поможет вам структурировать процесс и, главное, сэкономить драгоценное время.
Смотрите на цели объективно
Зафиксировав на листке бумаги желания и задумки, честно признайтесь самому себе, какие пункты из вашего «наполеоновского плана» действительно важны. Здесь помимо закона Парето вам на помощь придёт матрица Эйзенхауэра, согласно которой все дела делятся на «срочные и важные», «срочные неважные», «несрочные, но важные», а также «несрочные и неважные».
Матрица Эйзенхауэра
Не медлите со срочными и важными делами
После того, как вы навели порядок в списках дел и распределили всё по четырем группам, сразу приступайте к «срочному и важному». Зачастую это действительно проблемы, требующие немедленного решения, но бывает также, что это случайно подвернувшиеся удачные возможности. Перед выполнением этих задач напомните себе, что их невозможно будет переделать или делегировать – у вас есть только один шанс.
Риски, связанные с невыполнением работ из этой области, высоки, но помните, что осознание этого не должно тормозить вас. Наоборот, ускорьтесь настолько, насколько позволяет ваш профессионализм и опыт. В случае острой нехватки времени, признайтесь, что не успели, сделайте глубокий вдох и принимайтесь за важные дела с новыми силами и большим временным резервом.
Задавайте себе уточняющие вопросы
Чтобы не перепутать «срочные и важные» дела со «срочными неважными», задайте себе простые вопросы: «Как выполнение того или иного дела повлияет на мою работу?», «Какой результат мне это даст?», «Так ли это для меня на самом деле важно?», «Большие ли риски несёт невыполнение задачи?» и другие. Этот внутренний диалог поможет вам как минимум быстро разобраться с потоком «срочных, но неважных дел» и как максимум позволит глубже понимать собственные приоритеты. Доведите выполнение «срочных неважных» дел до автоматизма – так вы в разы повысите свою продуктивность.
Сосредоточьтесь на важных и несрочных задачах
Если вы действительно хотите достичь поставленных целей, двигаясь при этом по наиболее рациональному пути, направьте максимум своих усилий на выполнение «важных, но несрочных» дел. Ведь именно в этой области сосредоточены стратегически важные задачи, которые, согласно принципу Парето, сильнее всего влияют на конечный результат.
Боритесь с «пожирателями времени»
Проверять почту каждые 20 минут, откликаться на запросы в друзья, смеяться над комментариями — всё это и многое другое из списка «несрочных и неважных» дел бесцеремонно крадёт у вас время, мешает вам сосредоточиться на важном. Чтобы переломить ситуацию, узнайте для начала врага в лицо, а затем попробуйте применить «параллельное использование времени».
Смысл данной техники заключается в том, что вы не выделяете специальное время для мелких задач, а стараетесь совместить их с другой активностью. Например, читаете заинтересовавшую вас утром статью на обеде или по дороге домой. А при столкновении с очередным «пожирателем времени» просто напоминаете себе, что почтовая рассылка любимого издательства может подождать до вечера, ведь у вас впереди «наполеоновские планы».
Выработайте у себя новые привычки
Перечисленные советы начнут работать только тогда, когда вы сделаете их частью своей повседневной жизни, когда вы сломаете привычный ход мыслей и избавитесь от привычек, замедляющих ваш прогресс. Онлайн-курс Универсариума «Тайм-менеджмент» вполне в этом поможет. Будем преодолевать себя вместе!
